KOÇ ÜNİVERSİTESİ TARAFINDAN YÜRÜTÜLEN HİZMETLERE İLİŞKİN FİNANSAL FAALİYETLER KAPSAMINDA

KİŞİSEL VERİLERİN İŞLENMESİNE İLİŞKİN AYDINLATMA METNİ

 

a)       Veri Sorumlusu : İşbu Tedarikçi Bilgi Formu ile elektronik ortamda veya kağıt ortamda toplanan kişisel verileriniz, 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu (“KVKK”) uyarınca,; veri sorumlusu olarak Koç Üniversitesi (“ “Üniversite”) tarafından aşağıda açıklanan kapsamda işlenebilecektir.

 

b)      Kişisel Verilerin Hangi Amaçla İşleneceği: Toplanan kişisel verileriniz, Üniversitemiz tarafından yürütülen faaliyetler ve sunulan hizmetlere ilişkin olarak; mal, ürün ve hizmet tedarik süreçlerinin gerçekleştirilmesi amacıyla:

kullandığımız sistemlere tedarikçi kayıt işlemlerinin yapılması,

·       sözleşme süreçleri ve finansal işlemlerin yürütülmesi,

·       - temin ettiğimiz mal, ürün veya hizmetlere ilişkin olarak hukuki yükümlülüklerimiz kapsamında tedarikçilerimize yaptığımız ödemelere ilişkin faturalandırma süreçlerinin yürütülmesi, vergisel yükümlülüklerin yerine getirilmesi,

·       hesap mutabakatlarının yürütülmesi, ve

·       Türk Ticaret Kanunu, Vergi Usul Kanunu gibi mevzuata uyumun sağlanması

amaçlarıyla  işlenmektedir.

Kişisel verilerinizle ilgili detaylı bilgilere; www.ku.edu.tr yer alan Koç Üniversitesi Kişisel Verilerin İşlenmesi ve Korunması Politikası’ndan ulaşabilirsiniz. 

c)       İşlenen Kişisel Verilerin Kimlere ve Hangi Amaçla Aktarılabileceği: Toplanan kişisel verileriniz, işbu aydınlatma metninin (b) maddesinde belirtilen amaçlar ile www.ku.edu.tr adresinde yer alan Koç Üniversitesi Kişisel Verilerin İşlenmesi ve Korunması Politikası’nda belirtilen amaçlarla sınırlı olarak;

- kanunen yetkili kamu kurum ve kuruluşlarına (YÖK, GİB gibi),

- e-fatura, e-arşiv, e-defter, e-beyanname gibi e-devlet bilişim sistemlerine,

- sözleşme ilişkisi içinde olduğumuz, hukuken ve akdi olarak kişisel verilerin korunması konusunda bizimle aynı yükümlülüklere tabi olan, hizmet aldığımız üçüncü taraf şirketlere (Bulut bilişim hizmet sağlayıcı, muhasebe yazılım hizmet sağlayıcı gibi),

– denetim süreci kapsamında YÖK ve/veya hukuken yetkili danışmanlık firmasına

aktarılabilecektir.

 

d)       Kişisel Veri Toplamanın Yöntemi ve Hukuki Sebebi: Kişisel verileriniz Üniversitemiz tarafından yukarıda (b) ve (c) maddelerinde belirtilen hukuki sebeplerle, Üniversite ile gerçekleştirdiğiniz mal,ürün veya hizmet tedariğine ilişkin faaliyetler kapsamında doldurduğunuz form aracılığıyla kağıt ve elektronik ortamda toplanmaktadır. Kişisel veri toplamamızın hukuki sebebi;

– yaptığımız iş ve faaliyetler kapsamında tabi olduğumuz mevzuata, Üniversite’nin yönetmelik, yönerge ve politikalarına uyumun sağlanması,

– Mal, ürün veya hizmet tedarik süreçlerine ilişkin olarak akdedilen sözleşmelerden doğan hukuki yükümlülüklerin yerine getirilmesi,

– Bir hakkın tesisi, kullanılması veya korunması,

- Tedarikçinin ilgili mevzuat uyarınca zaten aleni olan veya kendisi&yetkilisi veya çalışanı tarafından aleni kılınmış olan bilgilerdir.  

 

e)      Kişisel Veri Sahibinin KVKK’nun 11. Maddesinde Sayılan Hakları: Kişisel veri sahibi olarak Tedarikçilerimizin yetkilileri ve/veya çalışanlarının, Üniversitemiz tarafından işlenen kişisel verileri üzerindeki hakları aşağıdaki gibidir:;  

·       Kişisel veri işlenip işlenmediğini öğrenme,

·       Kişisel verileri işlenmişse buna ilişkin bilgi talep etme,

·       Kişisel verilerin işlenme amacını ve bunların amacına uygun kullanılıp kullanılmadığını öğrenme,

·       Yurt içinde veya yurt dışında kişisel verilerin aktarıldığı üçüncü kişileri bilme,

·       Kişisel verilerin eksik veya yanlış işlenmiş olması hâlinde bunların düzeltilmesini isteme ve bu kapsamda yapılan işlemin kişisel verilerin aktarıldığı üçüncü kişilere bildirilmesini isteme,

·       6698 sayılı Kanun ve ilgili diğer kanun hükümlerine uygun olarak işlenmiş olmasına rağmen, işlenmesini gerektiren sebeplerin ortadan kalkması hâlinde kişisel verilerin silinmesini veya yok edilmesini isteme ve bu kapsamda yapılan işlemin kişisel verilerin aktarıldığı üçüncü kişilere bildirilmesini isteme,

·       İşlenen verilerin münhasıran otomatik sistemler vasıtasıyla analiz edilmesi suretiyle kişinin kendisi aleyhine bir sonucun ortaya çıkmasına itiraz etme,

·       Kişisel verilerin kanuna aykırı olarak işlenmesi sebebiyle zarara uğraması hâlinde zararın giderilmesini talep etme.

 

Yukarıda belirtilen haklarınıza yönelik başvurularınızı, www.ku.edu.tr adresinde yer alan “Başvuru Formu”’nu doldurarak Üniversitemize iletebilirsiniz. Ayrıca Başvuru Formu’nda da belirtildiği üzere; işbu Formu doldururken bizimle paylaştığınız ve sistemimize kaydettiğimiz e-posta adresiniz üzerinden,  kisiselverilerim@ku.edu.tr adresine göndereceğiniz e-posta ile de başvurunuzu yapabilirsiniz.

 

Üniversitemiz talebinizin niteliğine göre en kısa sürede ve en geç otuz gün içinde başvurularınız ücretsiz olarak sonuçlandırılacaktır; ancak işlemin ayrıca bir maliyet gerektirmesi halinde Kişisel Verileri Koruma Kurulu tarafından belirlen kriterlere göre tarafınızdan ücret talep edilebilecektir [1]

 

 

[1] Veri Sorumlusuna Başvuru Usul ve Esasları Hakkında Tebliğ

MADDE 7 –  (1) İlgili kişinin başvurusuna yazılı olarak cevap verilecekse, on sayfaya kadar ücret alınmaz. On sayfanın üzerindeki her sayfa için 1 Türk Lirası işlem ücreti alınabilir.

(2) Başvuruya cevabın CD, flash bellek gibi bir kayıt ortamında verilmesi halinde veri sorumlusu tarafından talep edilebilecek ücret kayıt ortamının maliyetini geçemez.